1. 소개
우선순위에 따라 일을 분류하는, 즉 계획을 중시하여 자신의 목표를 달성하는 프랭클린 코베이 방식은 대표적인 할일관리 도구로 많은 사람들의 사랑을 받고 있다.
하지만 아무리 좋은 방법이라도 환경이 걸림돌이 되는 경우가 많다. 일단 조직 책임자와 말단 직원의 경우를 예로 들어보자. 조직 책임자는 관리자로서, 전체 숲을 보고 체계적으로 업무를 진행하는 역할을 담당한다. 이 경우 프랭클린 플래너의 사명서를 바탕으로 한 할일 관리는 빛을 발하게 될 것이다. 하지만 말단 직원은 우선순위가 높은 일보다는 위에서 쏟아져 내리는 긴급한 일부터 처리하느라 정신이 없다. 이 상황에서는 프랭클린 플래너처럼 우선순위를 정해서 움직이는, 즉 Top-Down 방식은 큰 도움이 되지 않는다.
"우선순위가 중요하지만, 상황에 따라 유연하게 대처할 수 있는 방법은 없을까?" ...이러한 점에 착안해서 GTD가 탄생했다. GTD는 "일은 중요한 것부터 먼저하는 것이 아니라 그 일을 할 수 있는 상황에 처했을때 하는 것이다. 그렇게 일을 재빨리 해치우고 남는 여가 시간을 자신을 위해 사용해라."라고 안내하고 있다. 프랭클린 플래너의 Top-down과 대비되는, Bottom-up system이라고 할 수 있다.
두 가지 방식 중에서 자신에게 필요한 것이 GTD라면 아래 글을 잘 읽어보자.
\"GTD Flowchart. 모든 일은 하기 전에 이 Flowchart를 거치게 된다.\"
2. 강좌 및 팁
2.1. 직장인을 위한 GTD 시작하기
2.2. 쉽게 시작하는 GTD
- 일이 많아 멘붕? 초간단 GTD를 권합니다! by 자그니
- 행복한 직장인을 위한 시간 관리법 by 정진호
2.3. GTD 따라잡기
2.3.1. GTD 따라잡기
2.6. 아웃룩과 함께하는 GTD
모든 업무를 이메일로 시작하는 회사원들에게 별도의 GTD app을 사용하는 것은 굉장히 번거로운 작업니다. GTD는 커녕 자신에게 쌓인 업무 처리하기도 정신이 없다. 그래서 가장 좋은 GTD 활용 방법은 모든 업무를 아웃룩 중심으로 처리하는 것이다. 인터넷에 다양한 방법이 소개되어 있으나, 우선적으로 GTD 본가인 David allen company에서 판매하는 Outlook Setup Guide를 소개한다. 아웃룩 2003,2007,2010에서 GTD setting하는 방법을 $10에 판매하고 있다.
GTD® AND OUTLOOK® 2010 SETUP GUIDE - A4 SIZE (영어)
GTD with Outlook 2010 and OneNote 2010 – Series Links
GTD with Outlook 2010 and OneNote 2010 – Series Links
2.7. 그 외
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3. GTD 구현
GTD도 프랭클린 플래너처럼 아날로그 다이어리로 관리할 수 있다. 또는 스마트폰, PC와 같은 디지털 도구를 활용할 수도 있다. 아날로그는 휴대가 불편하고, 검색이 불가능 하지만 페이지를 한눈에 볼 수 있다. 디지털은 휴대와 검색이 용이하며, 사진 및 녹음 파일도 첨부할 수 있지만 한 눈에 보기는 좀 불편하다. 둘 중 자신에게 가장 잘 맞는 것을 선택하자.
3.1. 아날로그 방식
아날로그 방식에는 GTD 전용 다이어리와 43폴더(Tickler file)가 있다. 전용 다이어리는 GTD 사이트나 이베이 등에서 구입할 수 있으나, 영문이기에 접근성이 떨어진다. 43폴더(Tickler file)는 GTD의 보조 수단으로, 할 일에 관한 모든 서류를 날짜별로 정리할 수 있다. 만약 모든 것을 디지털로 처리한다면, MS onenote로 43폴더를 대체할 수 있다.
- 43 폴더(Tickler file) : 31일, 12달의 43개의 종이 수납 공간을 가진 Tickler file을 활용. 예를 들어, 이번 달 5일에 해야할 일에 대한 서류가 있다면 더이상 고민하지 말고 그 날짜가 적힌 서류철에 종이를 집어넣으면 된다. 시간이 흘러흘러 5일이 되면, 그 서류철을 열어서 할일을 처리하면 된다. 한국에서는 이런 Tickler file을 구입할 수 없으므로, 여러 개의 파일철을 구입해서 시스템을 구축해야 한다. (See also
Tickler_file)- 행잉화일 + 행잉화일 걸이 조합 = 4~5만원 가장 빠르게 구축할 수 있다. (#)
Tickler file(이베이) : $20+UPS 배송료 $10 = $30품절?- 1,200원짜리 아톰)PP인덱스홀더 A4(5분류)를 구입할 경우, 9 x 1,200 = 10,800원이 필요하다.
- 9,900원짜리 ESSELTE Expanding File Black을 구입할 경우, 4 x 9,900 = 39,600원이 필요하다.[1] 비싸지만 Tickler file의 기능을 제대로 수행할 수 있을 것 같다.
- 행잉화일 + 행잉화일 걸이 조합 = 4~5만원 가장 빠르게 구축할 수 있다. (#)
- A,B,C 분류 파일철 : 참고 자료를 파일철에 정리할 때 A,B,C 순으로 넣어두는 방법. 한국에서는 ㄱ,ㄴ,ㄷ 순으로 정리하는 게 좋을라나?
- [1] 다른 쇼핑몰에서도 판매하지만, 11,000~12,000으로 펀샵보다 더 비싸다.
3.2. 디지털 방식
4. ZTD ?
GTD는 이론적으로 매우 짜임새 있는 할일 관리 시스템이다. 하지만 일반인이 GTD를 100% 활용하기란 매우매우 어렵다. 자칫 잘못하면 인생을 위한 GTD가 아니라 GTD를 위한 인생을 살아가게 될지도 모른다! 이렇게 목적과 수단이 뒤바뀌지 않으면서 좀 더 단순하고, 생산력을 높일 수 있는 시스템은 없을까?라는 고민 속에서 만들어진 것이 바로 ZTD이다.
5. GTD 소개를 마치며...
프랭클린 플래너, GTD 모두 할일을 관리하기 위한 좋은 도구이다. 하지만 아무리 좋은 도구가 있어도 사용을 안한다면 무용지물. 홈쇼핑이나 마트에서 번쩍번쩍 빛나는 공구 세트와 같은 '장식용'이 될 확률이 높다. 많은 사람들이 공구 세트를 구입해서 DIY를 하는 멋진 자신의 모습을 꿈꾸지만, 그걸 실천에 옮기는 건 몇이나 될까? 언제나 중요한 것은 자신의 마음가짐 + 꾸준한 관리이다.
만약 방대한 GTD 자료를 읽고 나서, 자료 수집 단계에서 숨이 턱턱막힌다면 GTD를 한정적인 부분에 적용하는 걸 권한다. 아직 GTD에 익숙하지도 않으면서, 자신의 모든 삶을 거기에 연결하는 것은 매우 버겁다. 우선 쉽게 다가갈 수 있는 자신의 취미 생활에 GTD를 접목시켜 보자. GTD가 한결 말랑말랑하게 느껴질 것이다.
6. 추천 서적
 | 끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기 -  데이비드 알렌 지음, 공병호 옮김/21세기북스(북이십일) |
 | 나 과장의 에버노트 분투기 - 삼정 지음/e비즈북스 |
 | 시간관리? 인생관리! - 마크 포스터 지음, 형선호 옮김/중앙경제평론사 |
 | 시간을 요리하는 뽀모도로 테크닉 - 스타판 뇌테부르 지음, 신승환 옮김/인사이트 |