협업은 오늘날의 비즈니스 성공의 핵심 요소이다. 업무방식은 점점 원격근로자, 외부 계약자, 해외 파트너 등 이전보다 팀웍이 중요한 업무형태로 전환되고 있다.
다행히도 10년 전에는 들어보지 못했던 방식으로 분산된 팀을 인터넷을 통해 연결하는 방식으로 변환되고 있다. 물론 사무실에서 일하는 사람들 역시 온라인 협업방식의 혜택을 얻고 있다.
특히 좋은 점은 온라인 공동작업에 있어 거대한 IT예산이 필요하지 않다는 것이다. 마이크로소프트 쉐어포인트 서버와 같은 비즈니스 프로그램이 여전히 거대 기업의 표준이 되고 있지만 대부분 기능은 실시간 문서 편집, 브레인스토밍, 장기 프로젝트 운영 같은 기능을 제공하는 온라인 서비스 기능과 중복된다. 제한된 자원을 가지고 있는 중소 또는 중견기업의 애플리케이션은 저가의 신속한(때로는 무료서비스)애플리케이션을 제공한다.
그 동안 많이 살펴봤던 온라인 문서 협업툴을 제외하고, 업무에서 도움이 되는 무료 혹은 저가의 온라인 툴을 살펴보도록 하자.
브레인스토밍과 마인드 맵핑
아이디어는 비즈니스의 활력소가 되고 브레인 스토밍 세션은 비즈니스 세계의 거대한 중심이 되고 있다. 많은 직장인들의 톡톡 튀는 아이디어와 서로 다른 사람들의 아이디어는 진정한 팀을 만들면서 믿기지 않을 정도의 창조성을 만들어 낸다.
전통적인 브레인스토밍은 아이디어를 작성하는 기획자와 함께 화이트보드를 사용하면서 진행된다. 온라인 화이트보드는 채팅과 오디오 컨퍼런스가 가능한 자유로운 토론과 아이디어를 캡처할 수 있는 기능을 제공한다.
마인드 맵핑은 가장 인기 있는 브래인스토밍 도구이다. 마인드 맵은 나뭇가지-잎 구조를 활용해 아이디어를 연결하고 묶으면서 중심개념에서부터 아이디어를 추출한다. 이것은 아이디어의 관계와 구조를 밝힌다. 마인드맵은 다른 방식으로는 나타나지 않는 새로운 아이디어 흐름을 명확하게 한다.
37개의 기호를 제공하고 가장 인기 있는 베이스켐프(Basecamp)의 프로젝트 관리 툴 그리고 오픈소스 웹 프레임워크(Web framework)의 레일(Rails) 이 제공한 화이트보드는 무료이고, 아이디어를 기록할 수 있는 텍스트 전용의 툴이다. 라이트보드를 사용하면 간단하게 협업을 진행할 수 있다.
보드에서 자신의 이름과 패스워드를 선택하고 이메일 주소를 선택한다. 더 이상 등록절차는 필요 없다. 게시판 글을 보고 코멘트를 달고 다른 사람을 초대하기 위해선 그 사람의 이메일 주소를 입력하고 “초대하기” 버튼을 클릭하면 된다.
라이트보드는 아이디어에 날개를 달기 위해 필요한 캡처와 아이디어에 살을 붙이는데 필요한 몇 가지 옵션을 제공한다. 헤더와 번호 목록과 같은 간단한 텍스트 서식으로 적은 아이디어를 구별할 수 있고, 자동 수정 추적기능을 통해서 무작위로 하다 잃어버린 것들을 보완하고 추적할 수 있다.
쇼 다큐먼트 화이트보드는 텍스트와 그래픽요소로 아이디어를 조합할 수 있게 한다.
HBR랩의 쇼 다큐먼트(Show Document)는 웹 회의를 위한 무료 협업 도구 모음이다. HBR랩의 화이트보두 공유 앱은 기본적인 그리기 툴과 통합 채팅룸을 제공하는 등 화이트보드 보다 더 풍부한 기능을 제공한다. 자발적인 브레인스토밍에 적합한 쇼 다큐먼트 화이트보드는 저장되지 않지만, 사용자들은 PDF로 저장할 수 있다.
시각적인 브레인스토밍에 강한 트위드라(Twiddla)는 화이트보드에 이미지를 업로드 하는 기능뿐 아니라 그리기 툴을 제공한다. 통합 음성 채팅과 미디어는 웹사이트 또는 문서상에서 대화를 하면서 이미지를 생성할 수 있다.
트위드라의 그리기 도구는 브레인스토밍에 적합한 풍부한 인터페이스를 제공한다.
기본서비스는 무료이고 유료 모델은 1개월당 14달러부터 있으며, 완료된 화이트보드르 저장하고 고유할 수 있게 하며 정보의 안전성을 위해 SSL암호화를 활용한다.
버블(Bubbl)은 무료이며 단순하지만 세련된 마인드매핑을 제공한다. 마인드 맵은 홈페이지에서 즉각적으로 시작하고 지속적인 활용을 위해 마인드맵을 저장하고 등록할 수 있다.
버블은 사용자가 재미있게 활용할 수 있도록 화려하고 화려한 인터페이스를 제공한다.
이 두 마인드 매핑 서비스는 실시간 협업, 마인드 맵 저장, 공유파일 첨부, 오프라인 맵 생성, 편집, 아이폰에서 활용할 수 있는 커스터마이징, SSL암호 같은 기능을 제공한다.
마인드마이스터의 풍부한 키보드 자판은 아이디어를 손쉽게 정리할 수 있게 한다.
둘다 기본 서비스는 무료지만 사용자가 좋아할 만한 프리미엄 서비스를 위해선 가입이 필요하다. 스핀스케이프 프리미엄은 한 달에 9.99달러이고 마이스터 랩의 마인드 마이스터 비즈니스는 한 달에 9달러이다.
관계 유지하기
트위터와 페이스북 같은 소셜 네트워킹 서비스를 사용하는 동안 사용자들은 업무 시간을 빼앗기게되며, 이 서비스에서 맺은 친구 및 팔로우 들과 강력한 관계를 맺게 되는 것을 부인할 수 없다.
소집단 그룹과 팀에게 네트워크를 제공하는 사적인 소셜 네트워킹 애플리케이션은 모든 사용자가 그들의 활동 및 근황뿐 아니라 파일, 웹페이지 등 다양한 정보를 공유할 수 있게 한다. 사람들이 소셜 네트워킹에 쏟는 열정을 업무로 가져오면, 매우 유용한 협업 툴이 될 수 있다.
인트리디아(Intridea)의 프린젠틀리(Present.ly)는 트위터와 같은 실시간 업데이트 서비스를 무료로 제공한다. 사용자는 제한적으로 사람을 초대하거나 회사 이메일을 사용하는 사람들만 초대할 수도 있다. 트위터의 리스트(Lists) 기능 대신에 프리젠트는 ‘그룹스(Groups)라는 기능을 가지고 있어, 특정 프로젝트나 팀과 관련된 포스트를 한꺼번에 볼 수 있다.
프리젠틀리는 쉽게 공유할 수 있는 파일과 문서뿐 아니라 인라인 이미지 첨부 기능을 제공한다. 블랙베리, 팜프리, 안드로이드폰, 아이폰을 위한 애플리케이션을 통해서 어디서나 포스트를 읽을 수 있고 업데이트할 수 있다.
프리젠틀리 무료서비스를 사용하여 트위터와 같은 상태 스트리밍을 설정할 수 있다.
위기오(Wiggio)는 페이스북 같은 웹 업데이트 및 일정 공유 기능과 함께, 컨퍼런스, 온라인채팅, 이메일, 텍스트 메시지 공유 기능을 제공한다. 이에 따라 사용자는 온라인 미팅과 오프라인 이벤트를 동시에 일정을 잡을 수 있으며, 이메일, 텍스트, 음성 메시지를 사용하는 특정 그룹의 모든 사용자들에게 공유파일을 보낼 수 있고 대용량 메시지를 보낼 수 있다. 또한, 파일 편집기가 포함되어 있어 문서협업을 하고 다른 사용자의 수정 사항 등을 추적할 수 있다.
현재 위기오는 무료이며, 개발자들은 앞으로 사이트를 지원하기 위해 광고를 추가할 계획이다.
위기오는 팀원들에게 다양한 방식으로 메시지를 보낼 수 있다.
젠베(Zenbe)의 쉐어플로우(Shareflow)는 포스트와 파일을 공유하는 페이스북과 같은 기능을 제공한다. 사용자들은 각 주제나 프로젝트에 관한 새로운 플로우(flow)를 생성하고 파일을 업로드하거나 미리보기를 할 수 있을뿐만 아니라 댓글을 주고받을 수 있다. 각각의 플로우는 고유의 이메일 주소가 부여되어 애플리케이션 외부에서도 글이나 파일을 올릴 수 있다.
쉐어프로우계정은 저장용량에 따라 가격이 책정된다. 무료 계정의 저장용량은 1GB이고 유료 모델은 월 5GB에 20달러부터 시작된다.
쉐어플로우의 플로우는 페이스북, 트위터의 실시간 스트리밍과 비슷하다.
구글웨이브 : 협업도구의 차세대 흐름?
현재 협업 분야에서 가장 거대한 프로그램은 구글 웨이브(Google Wave)라고 할 수 있다. 약간의 혼란은 있었지만, 지난 해 많은 관심속에 출시됐다. 리뷰어인 프레스톤 그랄라는 2009년 10월 리뷰에서 “구글 웨이브는 아직 아직 사용하지 않은 사람들에게 설명하는 것이 거의 불가능한 서비스 중 하나”라고 서술하고 있다.
구글은 문서 작성, 이메일, 채팅 등을 하나의 인터페이스로 통합함으로써 웨이브를 미래형 협업 툴로 밀고 있다. 또한, 웨이브의 개방형 플러그인 아키텍처는 서드파티 개발자들이 텔레컨퍼런스, 매핑, 투표 등과 같은 기능을 추가할 수 있도록 한다.
구글웨이브는 차세대 협업 애플리케이션으로 전망된다.
초기 사용자들은 문서 내에서 가능한 실시간 채팅 등에 열광했다. 이 기능은 문서의 일부로 댓글이모두 보여지도록 한다. 컨퍼런스 참석자들 역시 실시간으로 메모를 적고 공유함으로써 웨이브를 성공적으로 사용하고 있다.
웨이브는 몇 달의 베타 테스트 기간을 거처 얼마 전 정식으로 출시되어 누구나 무료로 사용할 수 있게 됐다. 비록 초기 버전보다는 더 빠르고 안정적이고 쉽게 만들긴 했지만 아직 깔끔하거나 주요한 업무용으로 사용하기엔 아직 테스트가 완벽히 되지 않았다. 그럼에도 불구하고, 여기서 구글 웨이브를 언급하는 이유는 구글 웨이브가 핵심 협업 툴로 자리잡을 가능성이 매우 높기 때문이다. editor@idg.co.kr
출처: http://www.idg.co.kr/newscenter/common/newCommonView.do?newsId=61858